Cómo cambiar de asesoría fiscal sin perder información ni plazos

Señales de que toca cambiar

• Te enteras de los plazos por la notificación de Hacienda, no por tu asesoría.
• No sabes cuánto vas a pagar de impuestos hasta que ya está presentado.
• Las dudas tardan días en responderse o las responde cada vez una persona distinta.
• Nunca te han propuesto nada: ni una deducción, ni una revisión de cuota, ni si te conviene cambiar de forma jurídica.
• No tienes acceso a tus propios modelos presentados, libros y justificantes.
• Has recibido un requerimiento o una sanción por algo que debía estar controlado.

Ninguna de ellas sola es definitiva, pero dos o tres juntas suelen indicar que el servicio se limita a presentar modelos, y eso hoy lo hace cualquier programa.

Cuándo es el mejor momento

El cambio ideal se hace justo después de presentar un trimestre (a finales de enero, abril, julio u octubre) y antes de que empiece a acumularse la documentación del siguiente. Así la asesoría saliente cierra lo que tenía abierto y la entrante arranca con un periodo limpio.

Cambiar a mitad de año no es un problema fiscal: tu contabilidad y tus modelos son los mismos, solo cambia quién los prepara. Lo que sí hay que mirar es el contrato con la asesoría actual: si existe permanencia, preaviso o alguna cuota por rescisión. En Aurea Fiscal no hay permanencia y la baja se comunica con 15 días de antelación; pedimos lo mismo que ofrecemos.

Qué documentación debes pedir a tu asesoría actual

Toda la documentación es tuya y tienen obligación de entregártela, incluso si quedan facturas pendientes de pago (podrán reclamarlas, pero no retener tus datos fiscales). Pídela por escrito y en formato digital:

• Modelos presentados de los últimos cuatro ejercicios, con sus justificantes de presentación (303, 130/131, 111, 115, 390, 190, 180, 347, 349, 100, 200 y los que correspondan).
• Libros registro (ingresos, gastos, bienes de inversión, facturas emitidas y recibidas) o, si eres sociedad, el diario, el mayor y las cuentas anuales depositadas.
• Balance de sumas y saldos a la fecha de corte y el fichero de la contabilidad exportado del programa que usen.
• Altas censales (036/037), IAE, apoderamientos y el estado de las notificaciones electrónicas (DEHú).
• Amortizaciones en curso, bases imponibles negativas pendientes, cuotas de IVA a compensar y deducciones no aplicadas.
• Requerimientos y procedimientos abiertos con la AEAT o la Seguridad Social, con sus plazos.
• Certificado digital y claves, si los custodiaban ellos.

El traspaso paso a paso

1. Habla primero con la nueva asesoría. Que vea tu situación y te confirme plan, cuota y fecha de arranque antes de dar ningún paso con la actual.
2. Comunica la baja por escrito a la asesoría saliente, respetando el preaviso del contrato, e indica la fecha de corte.
3. Solicita la documentación de la lista anterior. Si lo prefieres, la nueva asesoría puede dirigirse directamente a la anterior para pedirla y que tú no estés en medio.
4. Revoca y otorga apoderamientos. Retira los poderes de representación ante la AEAT de la asesoría anterior y otorga los nuevos; comprueba a qué dirección llegan las notificaciones electrónicas.
5. Revisión del histórico. La nueva asesoría comprueba errores, omisiones, saldos que no cuadran o criterios que te hagan pagar de más, y te entrega un pequeño informe de diagnóstico.
6. Arranque. Carpeta de documentación, calendario fiscal personalizado y primer cierre trimestral con la nueva asesoría.

Así es como lo hacemos en Aurea Fiscal; el detalle está en la página de asesoría fiscal en Málaga y en las preguntas sobre documentación.

Qué debe revisar la nueva asesoría antes de empezar

• Que los modelos presentados cuadran con los libros y con los extractos bancarios.
• Que no hay IVA deducido indebidamente ni gastos sin justificante que puedan caer en una comprobación.
• Que las amortizaciones, las bases negativas y las cuotas a compensar están bien arrastradas.
• Que la cuota de autónomo y el régimen de IVA e IRPF son los que corresponden a tu actividad real.
• Si eres sociedad: retribución del administrador, operaciones vinculadas y cuentas anuales depositadas en plazo.

Si en esa revisión aparece algo que corregir, es mejor saberlo en el arranque: muchas regularizaciones voluntarias salen mucho más baratas que esperar al requerimiento.

Errores habituales al cambiar

• Darse de baja antes de tener asesoría nueva y quedarse sin nadie en un plazo.
• No revocar los apoderamientos antiguos: la asesoría saliente sigue recibiendo tus notificaciones.
• Aceptar la documentación “en papel y cuando pueda”: pídela digital y con fecha.
• No comparar lo que incluye cada cuota: una tarifa más baja que no incluye Renta, requerimientos o representación acaba costando más.